Что такое инвойс?
Инвойс - это документ, который отправляется производителем или поставщиком продукта клиенту. В инвойсе указывается стоимость продукта и устанавливается ответственность потребителя по оплате товаров или услуг. Счет-фактура (инвойс) создает физическую запись транзакции между продавцом и покупателем. Инвойсы - важная часть обеспечения полноты и точности бухгалтерских книг и счетов компании.
Счета-фактуры (инвойсы) используются бухгалтерией компании для создания записей о продажах и дебиторской задолженности. Они служат для множества других целей, в том числе:
- Запрос оплаты от клиентов
- Отслеживание исходящего товара
- Создание данных, позволяющих бухгалтерам оценить будущую прибыль
- Предоставление информации о доходах, которую можно использовать для подачи налоговой декларации.
- Сохранение легко доступной записи продаж и транзакций
Что включает инвойс?
Инвойсы обычно содержат несколько частей важной информации. Это включает:
Дата написания
Первым элементом информации в инвойсе обычно является дата его создания. Дата необходима, потому что она отмечает начало периода платежа или промежуток времени, в течение которого покупатель должен отправить весь платеж. Если платеж имеет строгий срок, включая дату, покупатель будет проинформирован об их крайнем сроке и предоставит неопровержимую запись о периоде платежа для продавца.
Имена и адреса покупателя и продавца
Инвойсы должны включать имя и форму связи для покупателя, которая обычно включает его адрес электронной почты. Это помогает гарантировать, что нужные продукты будут доставлены правильному покупателю. Инвойс также должен содержать имя и адрес продавца, чтобы покупатель знал, кому платить и к кому обращаться в случае каких-либо ошибок.
Контактная информация бухгалтерии или офиса обслуживания клиентов
В некоторых счетах будет указана прямая контактная информация бухгалтерского персонала или отдела обслуживания клиентов. Это позволяет покупателю направлять любые жалобы, вопросы или отзывы тем людям, которые могут им помочь. Прямые номера телефонов помогают продавцам быстро и эффективно решать проблемы клиентов.
Сводка приобретенных товаров
Счета-фактуры должны включать подробную сводку товаров или услуг, включенных в транзакцию. Обычно это включает подробный список с краткими описаниями продуктов. Эта сводка помогает покупателю определить, являются ли продукты, которые он получил, правильными и была ли с них снята надлежащая сумма денег.
Особые условия оплаты
Последняя информация, которую должен включать счет-фактура, - это условия оплаты продавцом. Это будет включать в себя общую сумму задолженности, время, в течение которого покупатель должен заплатить, и формы оплаты, которые принимает продавец.
Образец инвойса
Кроме того в заполненном инвойсе могут быть прописаны условия по оплате, и поставке товара или услуг (Инкотермс).